Theo đó, việc lập hồ sơ kiểm sát giải quyết các vụ án hành chính; vụ việc kinh doanh thương mại; lao động; phá sản; xem xét, quyết định áp dụng các biện pháp xử lý hành chính tại TAND giúp Kiểm sát viên, Kiểm tra viên thực hiện tốt chức năng kiểm sát việc tuân theo pháp luật. Nâng cao trách nhiệm và chất lượng công tác của Kiểm sát viên, Kiểm tra viên trong quá trình thực hiện chức năng kiểm sát. Phục vụ công tác của Kiểm sát viên khi tham gia phiên tòa, phiên họp; phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, kiểm tra, thanh tra của Viện kiểm sát cấp trên đối với Viện kiểm sát cấp dưới; đánh giá công việc của Lãnh đạo đơn vị đối với Kiểm sát viên, Kiểm tra viên khi thực hiện nhiệm vụ được giao. Bảo đảm việc quản lý, lưu trữ các tài liệu có trong hồ sơ; tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu, khai thác tài liệu có trong hồ sơ sau khi bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật.

Hồ sơ kiểm sát phản ánh đầy đủ, chính xác, trung thực khách quan các hoạt động nghiệp vụ kiểm sát của Kiểm sát viên, Kiểm tra viên; ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị từ khi kiểm sát thụ lý đến khi kết thúc kiểm sát giải quyết vụ án. Hồ sơ kiểm sát ở giai đoạn tố tụng nào do Viện kiểm sát cấp đó lập và quản lý. 

Ảnh minh họa

Kết thúc mỗi giai đoạn tố tụng, Kiểm sát viên, Kiểm tra viên, thụ lý vụ án phải xác nhận những tài liệu đã có trong hồ sơ kiểm sát, đánh số thứ tự, ghi mục lục hồ sơ và sắp xếp các tài liệu theo trình tự thời gian, đóng dấu bút lục của Viện kiểm sát ở góc phải phía bên cùng của từng trang theo thứ tự từ 01 đến cuối cùng của hồ sơ theo cách đánh như sách giáo khoa.

Mỗi hồ sơ kiểm sát phải được đóng trong bìa hồ sơ in theo mẫu do VKSND tối cao ban hành và sử dụng thống nhất trong toàn Ngành (cần chú ý ghi đầy đủ theo mẫu thống kê tài liệu đã in sẵn ở bìa hồ sơ). Sau khi hoàn thiện, Kiểm sát viên, Kiểm tra viên, phải ký xác nhận những tài liệu đã có trong hồ sơ kiểm sát.

Cụ thể, VKSND tối cao hướng dẫn lập 05 loại Hồ sơ kiểm sát, bao gồm:

1. Hồ sơ kiểm sát trả lại đơn khởi kiện (dùng chung cho cả Hồ sơ kiểm sát giải quyết vụ án hành chính; vụ việc kinh doanh thương mại; lao động).

2. Hồ sơ kiểm sát giải quyết các vụ, việc (áp dụng chung cho Hồ sơ kiểm sát giải quyết vụ án hành chính; vụ việc kinh doanh thương mại; lao động).

+ Hồ sơ kiểm sát lập ở giai đoạn sơ thẩm;
+ Hồ sơ kiểm sát lập ở giai đoạn phúc thẩm;
+ Hồ sơ kiểm sát lập ở giai đoạn giám đốc thẩm, tái thẩm;

3. Hồ sơ kiểm sát giải quyết việc phá sản 

+ Hồ sơ kiểm sát trả lại đơn yêu cầu mở thủ tục phá sản
+ Hồ sơ kiểm sát việc mở hoặc không mở thủ tục phá sản
+ Hồ sơ kiểm sát việc tuyên bố doanh nghiệp, hợp tác xã phá sản

4. Hồ sơ kiểm sát đối với việc xem xét, quyết định áp dụng biện pháp xử lý hành chính tại TAND (Hồ sơ kiểm sát được lập trên cơ sở sau khi tiếp cận tại Tòa án).
+ Hồ sơ kiểm sát việc xem xét, quyết định áp dụng các biện pháp xử lý hành chính tại TAND.
+ Hồ sơ kiểm sát việc xét lại việc xem xét, quyết định áp dụng biện pháp xử lý hành chính tại TAND

5. Quản lý, sử dụng Hồ sơ kiểm sát: Việc thiết lập, sử dụng, lưu trữ hồ sơ được tiến hành độc lập khi thực hiện nhiệm vụ kiểm sát giải quyết vụ, việc ở từng cấp theo tố tụng để phục vụ công tác kiểm sát. Sau khi sử dụng phải hoàn trả lại hồ sơ đầy đủ cho đơn vị đã cung cấp, không được để thất lạc, mất mát, hư hỏng hồ sơ. Việc cung cấp, hoàn trả lại hồ sơ phải được quản lý theo sổ sách và thực hiện giao nhận bằng biên bản.

Kết thúc năm công tác phải thực hiện nộp kiểm sát để lưu trữ theo quy định của Ngành.

Hồ sơ được lưu trữ, quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật không được để hư hỏng, mất mát, thất lạc. Nếu vi phạm thì tùy theo tính chất mắc độ lỗi của người sử dụng, quản lý, bảo quản có thể bị xử lý kỷ luật theo quy định của Ngành hoặc theo quy định của pháp luật.

Thời hạn bảo quản hồ sơ kiểm sát và việc hủy Hồ sơ kiểm sát thực hiện theo quy định của Luật lưu trữ và quy định của Ngành.

Xem toàn văn Hướng dẫn số 28/HD-VKSTC tại đây.