Công tác lưu trữ có vai trò rất quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động của các đơn vị, tổ chức, đoàn thể. Công chức, Kiểm sát viên  làm tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thực hiện tốt công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan, đồng thời thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ cải cách hành chính, tư pháp của Ngành. 

Nhận thức tầm quan trọng của công tác lưu trữ, thời gian qua, công tác này ở Viện kiểm sát nhân dân (VKSND) huyện Triệu Phong luôn được quan tâm, đã bố trí phòng lưu trữ, bố trí 01 biên chế kiêm nhiệm, trang cấp,  mua sắm giá, cặp, hộp tài liệu... Chính vì vậy, công tác lưu trữ đã có nhiều chuyển biến tích cực, công chức đã có nhiều cố gắng, lập hồ sơ nộp lưu hàng năm, sắp xếp hồ sơ, tài liệu, lập danh mục tài liệu theo đúng quy định của Ngành, thuận tiện cho việc tra cứu, khai thác dữ liệu. Công tác lưu trữ đã phục vụ tốt cho việc khai thác, sử dụng tài liệu, dữ liệu phục vụ thống kê, báo cáo tổng kết công tác theo yêu cầu của VKSND tỉnh và VKSND tối cao. 

Lãnh đạo đơn vị đã kịp thời quán triệt đến các công chức và người lao động thực hiện đúng các quy định của Nhà nước, của Ngành về công tác lưu trữ như: Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ; Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Thông tư 10/2022/TT-BNV, ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu; Quyết định số 381/QĐ-VKSTC ngày 10/10/2017 của Viện trưởng VKSND tối cao về việc ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân; Quyết định 190/QĐ-VKS, ngày 20/2/2019 của VKSND tỉnh Quảng Trị về ban hành Quy chế văn thư- lưu trữ trong ngành KSND; Công văn 86/CV-VKS-VP, ngày 03/3/2023 của VKSND tỉnh Quảng Trị về triển khai công tác văn thư lưu trữ năm 2023…

Để đạt được một số kết quả nêu trên, đơn vị đã áp dụng nhiều giải pháp cụ thể như sau: 

Xác định công tác lưu trữ là khâu nghiệp vụ quan trọng, nên ngay từ đầu năm công chức làm công tác lưu trữ đã tham mưu cho Lãnh đạo cơ quan  triển khai thực hiện việc lưu trữ hồ sơ, văn bản của đơn vị theo đúng quy định. Tham mưu cho Lãnh đạo đơn vị chỉ đạo, đôn đốc, đồng thời phải gắn trách nhiệm cho từng công chức, Kiểm sát viên, đưa nhiệm vụ này vào công tác đánh giá kết quả mức độ hoàn thành nhiệm vụ cuối năm và gắn với kết quả thi đua của từng công chức, Kiểm sát viên.

Xác định các nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân: 

+ Đồng chí Viện trưởng trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo công tác lưu trữ tại đơn vị. 

+ Công chức, Kiểm sát viên trong đơn vị:  Kiểm tra lại hồ sơ vụ án, vụ việc của những năm trước cũng như năm công tác hiện hành để đưa vào lưu trữ.

+ Đối với công chức làm công tác lưu trữ có trách nhiệm lập biểu mẫu file Quản lý hồ sơ lưu trữ án hình sự theo từng năm dựa trên báo cáo tổng kết từng năm công tác, trong đó thể hiện các nội dung bao gồm: Mã số vụ án, tên Bị cáo, Tội danh, Kiểm sát viên, vị trí lưu hồ sơ…

+ Công chức làm công tác lưu trữ: Nghiên cứu các văn bản quy định về công tác lưu trữ hồ sơ. Trực tiếp sắp xếp hồ sơ lưu trữ vào Tủ lưu trữ hồ sơ. Phối hợp với các công chức, Kiểm sát viên trong đơn vị tiến hành lưu trữ hồ sơ đầy đủ và đúng quy trình.

* Quy trình thực hiện lưu trữ được tiến hành qua các bước như sau:

Bước 1: Công chức, Kiểm sát viên có nhiệm vụ kiểm tra các tài liệu có trong hồ sơ  và sắp xếp lại theo đúng trình tự, thủ tục quy định, đồng thời đánh số bút lục và lập bảng kê những tài liệu có trong hồ sơ. Sau đó, chuyển hồ sơ, tài liệu đến công chức làm công tác lưu trữ.

Bước 2: Sau khi nhận được hồ sơ, tài liệu do công chức, Kiểm sát viên chuyển đến, công chức làm công tác lưu trữ sẽ tiến hành nhập từng hồ sơ, tài liệu cụ thể đối với từng năm vào file quản lý hồ sơ lưu trữ, mã số hồ sơ vụ án phân loại theo từng loại án như: Án xét xử, án không khởi tố, án tạm đình chỉ, án đình chỉ... Các loại án này được phân loại theo từng năm và được lưu trữ theo từng tập.

* Bước 3: Công chức  lưu trữ sẽ sắp xếp hồ sơ vụ án theo đúng thứ tự như đã ghi trong file  quản lý hồ sơ lưu trữ.

 Khi công chức, Kiểm sát viên muốn tra cứu nội dung hồ sơ vụ án thì chỉ cần cung cấp mã số vụ án hoặc tên bị cáo. Trên cơ sở đó, công chức làm công tác lưu trữ sẽ tìm kiếm trong file  quản lý hồ sơ lưu trữ án hình sự. 

Hiện nay, tại cơ quan VKSND huyện Triệu Phong, công tác văn thư, lưu trữ và việc quản lý tài liệu lưu trữ đã ngày càng đi vào nề nếp, thực hiện đúng quy định, từng bước tháo gỡ khó khăn, vướng mắc, tạo điều kiện thuận lợi để công tác văn thư, lưu trữ hoạt động ngày càng đạt hiệu quả cao./.

Tác giả: Hồng Hà- VKSND huyện Triệu Phong